Organização e objetividade garantem reunião rápida e bem sucedida

CONDUÇÃO DA REUNIÃO

O primeiro passo é decidir pelo presidente da mesa. Peça fundamental para o bom andamento do evento, o recomendável é que o presidente seja alguém respeitado por todos, neutro e que não pertença a nenhuma “panelinha” do condomínio.

Também é de extrema importância que o presidente da mesa saiba se colocar no momento certo, evitando que os moradores que demandam mais atenção fujam do tema que está sendo debatido.

Além disso, deve-se observar o horário de início da reunião. É uma boa maneira de prestigiar os presentes, e não os ausentes, ou atrasados. Outra forma de se manter a ordem é dar certo período de tempo para cada assunto na pauta – e no máximo cinco minutos a mais, caso a maioria decida por mais explicações sobre o tema.

Veja algumas sugestões sobre o tempo necessário para os seguintes assuntos – caso o material de apoio já tenha sido enviado com antecedência, como foi sugerido acima:

• Prestação de contas:de 20min a 25 min
• Previsão orçamentária:de 10 min a 15 min
• Eleição:geralmente feita por aclamação, 5 minutos. Mas se houver mais candidatos, calcule 3 minutos para cada um
• Aprovação de obras:de 15 min a 20 min

Para que a reunião transcorra da melhor forma possível, a ordem do dia deve deixar os temas mais polêmicos para o final. Assim, os outros assuntos são decididos com mais tranquilidade.

Objeções

Mesmo com toda essa organização, há algo que pode minar o sucesso de uma assembleia: as objeções em excesso ou a vontade, de alguns moradores, de debaterem assuntos que não são coletivos durante a reunião.

Para aqueles que pedem a palavra a todo momento e desejam mais explicações sobre contas já aprovadas, ou sobre um orçamento cotado, ou em relação a um item muito específico de qualquer coisa debatida, pode-se oferecer uma atenção especial em outro momento, para evitar atrasar a ordem estabelecida para o dia.

Uma sugestão é que se coloque em votação se a dúvida é da maioria dos presentes ou não. Assim, o morador em questão não se sente injustiçado e, se o assunto realmente for de interesse geral, tem mais espaço para discussão.

É importante que os moradores não fiquem sem resposta para as suas questões. Mesmo que repetitivas,as perguntas devem ser respondidas – o que pode acontecer em outro momento, que não na assembleia.

Perda de foco

Outro problema recorrente em assembleias são aqueles que querem discutir assuntos privados. Nesse caso, o ideal é que o presidente da mesa explique que o tema não é de interesse geral, mas que o síndico pode procurá-lo em outro momento, ou depois da assembleia, para falar sobre o problema. Deve-se ressaltar que a assembleia é o momento para debater os assuntos referentes à comunidade.

Veja abaixo algumas frases que o presidente da mesa pode usar para manter a objetividade da reunião:

• “Esse assunto será debatido mais tarde”
• “Me desculpe, mas o tema não é de interesse coletivo”
• “O item já foi discutido e aprovado”
• “Senhores, temos mais três minutos para decidir sobre esse assunto, depois passamos para o próximo item da pauta”
• “Esse tema não está na pauta do dia”
• “Podemos discutir esse assunto em particular”

Ânimos exaltados

• Em uma assembleia, os condôminos muitas vezes sabem quem pode ou não conturbar. É importante identificar antes quem costuma agredir ou ofender os demais para não deixar essa pessoa “crescer”.
• O presidente é o responsávelpela ordem na assembleia. Cabe a ele advertir aquele que estiver perturbando os demais pela sua postura hostil durante a reunião
• Se isto não for suficiente, em último caso, o presidente, com a anuência dos presentes, pode solicitar a retirada do perturbador ou suspender os trabalhos, determinando nova data para a continuação dos trabalhos (assembleia em sessão permanente). (saiba mais sobre brigas e discussões em assembleias)

Depois da reunião:

Com o fim das discussões agendadas, é possível que os vizinhos e síndicos fiquem ali conversando sobre a reunião. O presidente da mesa, auxiliado pelo funcionário da administradora de condomínio, redige a ata da reunião, que tem data limite para ser entregue aos outros moradores, expressa na convenção.

Aproveite o momento para tirar alguma dúvida pendente que tenha ficado para trás por falta de tempo – ou por interesse de algum morador.

Fontes consultadas: Fabio Fiorini, diretor executivo da Net Branding consultoria, Gabriel Karpat, presidente da administradora GK, Nilton Savieto, consultor do SíndicoNet e síndico profissional, José Roberto Iampolsky, presidente da administradora Paris condomínios, Julio Harold, gerente regional de condomínios da Auxiliadora Predial, Conteúdo SíndicoNet