“A falta de transparência resulta em desconfiança e um profundo sentimento de insegurança”. Frase do Dalai Lama pode parecer repetitiva, mas se encaixa como uma luva quando o assunto é transparência e boas práticas de gestão no condomínio.

É uma dúvida frequente que assola os síndicos bem intencionados. Como evitar ser alvo de acusações injustas e transmitir mais confiança aos moradores? Principalmente depois de uma notícia como essa?

E quanto aos condôminos, como impedir que uma gestão corrupta se instale em seu condomínio?

Primeiro, é importante frisar que não há uma receita definitiva de como manter a corrupção, o desvio de dinheiro e a má gestão longe dos condomínios.

O que se pode fazer em todos os lugares, porém, é ter uma gestão transparente que permita acompanhar, de perto e sistematicamente, os gastos do condomínio.

Para isso, o seu condomínio (ou a sua gestão) deve contar com pelo menos alguns desses itens. Mas, de preferência, todos. Veja:

• Moradores participativos: quando os moradores acompanham a gestão e vão nas assembleias, o condomínio todo tende a seguir o que foi acordado. Mas quando as reuniões vivem às moscas, esse pode ser o sinal verde de que “a ocasião faz o ladrão”. É aí que o gestor mal intencionado vê pista livre para agir.
• Conselho ativo: quando o conselho não se reúne com frequência, e “olhar as pastas” se resume a uma passada de olhos nos documentos – mesmo sem saber o que aquilo significa – é mais um sinal verde para o síndico mal intencionado. “O ideal é que o conselho saiba lidar com os números e conheça os balancetes do condomínio. É importante também fazer uma ata de todas as reuniões e disponibilizá-las para os demais moradores”, assinala Rosey Schwartz, professora do curso de gestão condominial da Escola Paulista de Direito.  (saiba mais sobre o papel do conselho)
• Gestão transparente: manter a massa condominial bem informada e deixar os condôminos sempre à vontade quando forem questionar algum gasto, ou pedir para ver a pasta do mês é sempre sinal que o gestor não tem nada a esconder. Optar por empresa administradora que ofereça um portal onde se possa acompanhar os pagamentos feitos pelo condomínio também demonstra transparência e poupa o síndico de desgastes.

O bom síndico é aquele que consegue passar confiança para os moradores e, assim, exercer uma gestão tranquila e positiva. Mas isso só é possível conquistar com muita transparência e uma postura pautada sempre pela ética. Qualquer deslize é fatal, a confiança vai embora. Uma auditoria preventiva independente também pode ser muito útil no sentido de reforçar a segurança e conficança dos moradores, ressalta Julio Paim, diretor do SíndicoNet.

Tipos de fraude

Praticamente, qualquer serviço ou compra efetuada pelo condomínio é passível de fraude. Veja alguns tipos mais comuns:

• Superfaturamento de serviços: o síndico pede uma porcentagem do valor de uma obra/serviço à empresa que irá executar o trabalho no condomínio. Muitas vezes, pode fazer isso com todas as empresas que oferecem orçamento.
• Reembolso para o síndico: muitas vezes o gestor pode gastar, sem prévia autorização, um certo montante. Geralmente, esse valor é aprovado previamente em assembleia. Ter essa autonomia não é o problema. Só deve-se saber onde o dinheiro foi gasto. (saiba mais sobre autonomia do síndico para gastos)

“Mais importante do que limitar ou não esse gasto, é cobrar comprovação de sua aplicação adequada no condomínio”, explica o advogado especialista em condomínios André Junqueira. O que quer dizer que não basta que o gestor apresente as notas ficais (sempre preferível a recibos). Os gastos discriminados ali devem estar de acordo com o que se espera da função de síndico.

• Não pagamento de impostos/encargos: esse tipo de desvio é mais difícil de pegar, principalmente se no conselho não houver ninguém mais capacitado a fazer esse tipo de análise. (saiba mais sobre auditoria abaixo)
• Serviços emergenciais ou de difícil comprovação: quando há diversas manutenções em locais como telhado, para-raios, canos subterrâneos cujo reparo sempre é feito de maneira emergencial (sem diversos orçamentos e sem prévia autorização assemblear)
• Recebimento de cotas atrasadas: caso não haja o acompanhamento correto, o gestor pode receber diretamente do devedor o dinheiro de cotas em aberto e não repassar o valor à conta do condomínio.

Auditoria preventiva

Um serviço que ajuda, e muito, o condomínio a perceber logo possíveis desvios e atos de má gestão é a auditoria preventiva feita por uma empresa independente.

Diferente do que muitos acreditam, esse tipo de serviço pode não ser tão pesado para o condomínio, uma vez que o custo para cada unidade pode não ser superior a R$ 5 mensais.

“O valor do serviço depende de itens como o volume de documentos a serem analisados todos os meses, número de funcionários, de unidades”, explica Marcos Roberto, auditor e diretor da Odara auditoria, empresa especializada em condomínios.

Com o acompanhamento mensal dos gastos do condomínio fica muito mais simples – e barato – de detectar problemas como má fé ou falta de conhecimento na gestão.

“Até hoje, nunca pegamos um condomínio que não estivesse com pelo menos alguma coisa pequena errada. E um imposto atrasado já pode receber 20% de multa. Dependendo do valor, se ninguém checar e for atrás, isso vira uma bola de neve enorme para o condomínio”, explica Danilo Sidney Lima Oliveira, auditor e perito judicial e diretor da Destaque Auditores Independentes.

Como funciona?

A auditoria faz o papel de ver se as contas do condomínio “batem” com as notas fiscais oferecidas, se tudo que deveria entrar para a conta do condomínio realmente está lá, na data correta.

Se quem está em dia com o condomínio realmente pagou. Se as notas fiscais apresentadas realmente representam serviços prestados ao condomínio. (saiba mais sobre auditoria preventiva)

Mas o papel da auditoria não termina aí.

“Também é importante fazer um trabalho de campo. Saber se o valor pago por determinados serviços é o de mercado. Fora isso, também checamos a situação de parceiros do condomínio, como empresa terceirizadora, de segurança, etc.”, aponta Marcos Roberto.

Como contratar

O ideal é que a contratação desse tipo de serviço seja posta em pauta em uma assembleia, e aprovado pela maioria simples dos presentes. Dessa forma, não são necessários maiores debates acerca do assunto.

Caso o síndico concorde a princípio com o serviço, mas comece a “enrolar” para contratar uma empresa, o conselho pode aí cumprir seu papel e dar encaminhamento ao que foi decidido em assembleia.

“Se nem assim for possível contratar a auditoria, um quarto dos condôminos pode convocar uma assembleia e pedir explicações para o síndico sobre o assunto. Inclusive, isso pode posteriormente caracterizar má gestão do síndico”, explica Rodrigo Karpat, advogado especialista em condomínios e colunista do SíndicoNet.

Alternativas

Uma forma pouco ortodoxa de se contar com auditoria no condomínio é quando um morador, ou um grupo, contrata por si só o serviço, arcando com o investimento. Caso se comprove algum vício ou algo que caracterize má gestão, os condôminos têm, então, provas mais factíveis para pedir que o síndico deixe seu posto.

De que lado está a administradora?

Quando se percebe um rombo nas finanças do condomínio, muitos se perguntam sobre o papel da empresa administradora de condomínios. Não deveria ela ter avisado os condôminos sobre atos praticados ali que pareciam no mínimo estranhos?

Essa é uma questão delicada e polêmica, visto que diversas fontes deram pontos de vista opostos para essa pergunta.

“Muitas vezes as administradoras são omissas em relação a esse tema, ficam com medo de perder o cliente caso apontem as irregularidades”, assinala Nilton Savieto, síndico profissional.

Para Gabriel de Souza, proprietário da administradora Prop Starter, é sim dever da administradora avisar, pelo menos ao conselho, quando o síndico dá sinais claros de erros ou má fé na gestão do condomínio.

“Se a empresa sabe que o gestor está cometendo um crime, por exemplo, e não fala nada, guarda para si a informação, como isso seria algo que não ser cúmplice?” argumenta Gabriel.

Para ele, nesses casos, o indicado para a administradora é sempre chamar para conversar um conselheiro que não seja tão próximo ao síndico e expor os fatos.

Mas para outros especialistas, esse nem sempre é o papel da administradora avaliar o desempenho do síndico.

“Quando contratada, a empresa fica subordinada ao síndico. Daí, muitas vezes pode ficar amarrada a essa situação”, pesa Danilo Oliveira.

A administradora, porém, deve ajudar com boas práticas de mercado, como oferecer a prestação de contas mensal, e garantindo que as contas do condomínio sejam auditáveis. Para isso, a contabilidade deve seguir parâmetros internacionais.

Síndico errou – e aí, como fica?

O que acontece quando fica realmente comprovado que o gestor errou, seja por ignorância ou má fé?

O condomínio tem, sim, como se defender de atos ilegais do síndico, como explica o advogado André Junqueira.

“O síndico pode ser processado de 3 formas: administrativamente, civilmente e criminalmente.

Em âmbito administrativo, o condomínio pode aplicar penas como multa, inelegibilidade e outras, recusa de emitir quitação da unidade (no caso de ser condômino), dependendo da convenção e do contrato, nesse último caso, se for síndico profissional.

Na esfera cível, pode-se mover ações judicial, especialmente indenizatória, para obter de volta todo o prejuízo sofrido.

E, perante a justiça criminal, o síndico pode ser até preso pela prática de crimes como apropriação indébita e outros aplicáveis”

• Saiba mais sobre síndicos desonestos

Má fé ou má gestão?

É extremamente importante que haja uma diferenciação clara sobre uma situação e outra.

• A má fé ocorre quando o gestor realmente tem intenção em levar vantagem da situação, como, por exemplo, superfaturar obras e apresentar notas fiscais de almoços pessoais para serem pagos pelo condomínio.
• Já a má gestão nem sempre é fruto de intenção, pode ser apenas desconhecimento. Deixar o condomínio sem AVCB pode ser considerado negligência e um sinal claro de má gestão, mas não pode ser considerada do de má fé se o síndico não sabia que precisava renovar o documento.

Mesmo não sendo intencional, a má gestão pode levar o síndico a perder o cargo e, dependendo do caso e comprovada a negligência, responder na justiça pelos seus atos.

• Saiba mais sobre a responsabilidade civil e criminal do síndico

Boas práticas

Não se trata de colocar todos os síndicos no mesmo balaio de corrupção. Para nós, do SíndicoNet, é claro e cristalino que a grande maioria dos síndicos é correta e não é corrupta.

Mas como citamos no começo da matéria, infelizmente, não basta ser honesto. Há que se transparecer honestidade também.

Por isso, elencamos abaixo algumas boas práticas para que se alcance um bom nível de transparência:

• Pequena prestação de contas mensal: todos os meses enviar, junto com o boleto, um resumo das contas do condomínio
• Plantão de dúvidas: estar disponível para conversar com os moradores pessoalmente, pelo menos duas vezes por mês, é fundamental. Crie o hábito de avisar os moradores, usando cartazes ou comunicados em áreas comuns, sobre data, horário e local do encontro (saiba mais como organizar o atendimento aos condôminos)
• Comunicação periódica: um pequeno resumo todas as semanas, ou a cada quinze dias, mostrando o que está sendo feito no condomínio é uma ótima maneira de ser transparente. Explicar as etapas de uma grande obra, ou mostrar o que está sendo feito com o dinheiro economizado na conta de água, por exemplo, também é de grande valia
• Aposte em novas ferramentas de comunicação: hoje há diversas ferramentas para facilitar a comunicação do síndico com os moradores. Um bom exemplo são sites para condomínios, que podem centralizar ali todas as demandas do síndico por parte dos moradores (conheça o CondoMundo, sistema criado pelo SíndicoNet para melhorar a comunicação nos condomínios)
• Conversas com o conselho: tão importante quanto estar disponível para a massa condominial é poder dirimir qualquer dúvida que os conselheiros tenham. Não os deixe sem resposta (saiba mais sobre o papel do conselho)
• Seguir o que for decidido em assembleia: se foi decidida a contratação de um serviço, o mesmo deve ser feito. Evite ao máximo ‘burlar’ o que foi acordado em assembleia

Fonte: sindiconet.com